Options Google Drive Temps de partage - shutterstock_239111227 (1)

Maîtrisez le partage de vos documents dans le temps!

Vous souhaitez partager certains documents? Vous ne souhaitez pas perdre le contrôle sur la durée?

De nouvelles options dans Google Drive for Work vous permettront d’ajuster le partage selon vos préférences. Un atout de taille en termes de gestion d’accès à vos informations.

 

Dans leur quotidien, les entreprises sont amenées à travailler de façon collaborative à l’interne comme à l’externe avec des partenaires, des fournisseurs, des clients, etc. Bien souvent, le partage doit être géré sous une base temporaire.  Seulement voilà : comment ne pas s’y perdre et ne pas revenir sur ses pas pour vérifier si ce qui a été partagé ne doit plus l’être…

 

Eh bien, cela sera possible très prochainement dans Google Drive. En effet, Google ajoute la possibilité de définir une « date d’expiration » pour l’accès utilisateur spécifique aux fichiers dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides.
Par exemple, imaginez que votre entreprise embauche une ressource externe pour collaborer sur un projet d’une d’une durée de trois mois. Pour accomplir son travail, ce consultant a besoin d’accéder aux documents partagés avec l’équipe de projet pour les lire ou les commenter. Avec ces nouvelles options de partage limité dans le temps, vous serez en mesure de partager tous les documents pertinents sans devoir revenir sur chacun des paramètres de partage qui ont été faits vers ce collaborateur.  A l’issue du délai de partage, cette personne se verra refuser l’accès automatiquement.

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Expiring Access

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Cette fonctionnalité, associée à la gestion des droits de l’information lancés en juillet 2015 devrait augmenter de manière significative la sécurité des documents et de l’information de votre organisation.

 

Il est à noter que les dates d’expiration seront applicables uniquement pour les utilisateurs dont l’accès est limité aux commentaire ou à la visualisation: cela ne concerne pas les propriétaires des fichiers ou les utilisateurs autorisés à modifier ces documents.

 

IMPORTANT: Cette fonction sera déployée d’ici deux à trois mois. Cela devrait donc vous être possible de l’expérimenter juste avant vos vacances estivales !

 


 

 

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