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Agence Archipel

Offre à ses équipes des outils mobiles et flexibles. Offre à ses équipes des outils mobiles et flexibles.

L’Agence de publicité Archipel était à la recherche de solutions Cloud fiables et efficaces afin de donner à ses équipes une plateforme de collaboration offrant à la fois mobilité, fiabilité, liberté et flexibilité d’utilisation. Un projet d’implantation des solutions G Suite s’est avéré très positif pour Archipel. Découvrez comment ses employés ont vite pu tirer partie de ces solutions Cloud pour améliorer leur productivité au travail !


 

L’agence Archipel en bref

L’agence Archipel est une agence de publicité jeune et dynamique fondée il y a maintenant 10 ans.  Passionné de la publicité et souhaitant se doter des meilleures conditions pour exercer, son président Benoit Bousquet a fondé l’entreprise sur la rive sud de Montréal (Québec – Canada) en 2004.  Depuis, l’agence rallie au sein de son équipe des ressources de talents et vit une croissance dynamique de ses activités.  Membre officiel de l’AAPQ (Association des Agences de Publicité du Québec), l’entreprise oeuvre en Amérique du Nord et compte à son actif un bon nombre de projets variés tant dans le domaine de la publicité traditionnelle qu’au niveau du Web (création de sites, SEO, Google AdWords Certified Partners).  Récoltant le fruit de son travail et de la philosophie de son approche, un pourcentage élevé de ses nouveaux clients sont référés par tous ses clients satisfaits. Un pari réussi donc pour une agence de publicité.

 

Quand la liberté des outils et du système d’exploitation veut s’allier avec mobilité et fiabilité.

Les défis

A l’origine de son projet de recherche de solutions cloud fiables et efficaces, il était d’abord important pour l’agence Archipel de considérer son fonctionnement.  De par la nature de ses activités, l’entreprise se compose de deux équipes de salariés : une équipe Web et une équipe de création.  Une des équipes travaillant sur PC (Windows) et l’autre travaillant sur Mac (OsX), l’agence était à la recherche d’une solution permettant une très bonne collaboration tout étant compatible à ces deux environnements différents.

Aussi, plusieurs des actions de l’agence étant réalisés en déplacement chez les clients et les projets étant suivis simultanément ou successivement par plusieurs salariés, Archipel recherchait une solution efficace permettant la mobilité et la liberté d’utiliser différents appareils (poste fixe, ordinateur portable, tablette…).  Ces tâches fréquentes étaient une source d’irritation (par exemple : commencer un travail sur un poste et réaliser une présentation sur un autre, s’assurer que le document en question correspond à la dernière version à jour, etc.).

Finalement, le Web étant un domaine en rapide évolution et l’entreprise faisant face à une bonne croissance, Archipel recherchait des outils fiables et pérennes leur permettant de répondre à leurs besoins grandissants : gestion de projets, communications internes et externes, stockage….

 

La solution G Suite : un choix logique pour Archipel

Les solutions

Une étude approfondie des besoins a permis d’identifier la plate-forme de collaboration G Suite comme répondant parfaitement au cahier des charges d’Archipel.  Cette solution répondait à la fois à l’objectif d’amélioration du travail collaboratif, de mobilité et de flexibilité d’utilisation sur différents appareils tout en préservant la possibilité pour les salariés de continuer à travailler sur le système d’exploitation de leur choix.

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Afin d’intégrer en souplesse la plate-forme et les nouveaux outils, ceux-ci ont été progressivement mis en place en respectant les  agendas des différentes personnes impliquées.  L’implantation s’est déroulé en 3 principales étapes :

1) Création du compte Google, des adresses de courriel, agendas et carnets d’adresses
Cette étape préliminaire a consisté en l’activation d’un compte et l’ajustement des différents paramètres en lien avec les requis de l’agence Archipel : règles de sécurité et de partage au sein du groupe, structure des sous-organisations, authentification en deux étapes, logo d’entreprise, modification des MX records au niveau du domaine web, règles de routing. Puis les adresses de courriel des salariés ont été mises en place. Afin de ne pas perturber le travail, les historiques de messagerie ont été réalisées hors du temps de travail, et les salariés ont pu débuter l’utilisation de leur nouvel environnement de messagerie sur GMail le lendemain. Puisque Archipel utilisait MS Outlook, l’outil de migration spécifique “GAMMO” a pu être utilisé. Ceci a permis d’importer non seulement la globalité des historiques de courriel mais également la structure propre à chacun(e) ainsi que les différents agendas et carnets d’adresses. Une formation a précédé le lancement de ce nouvel environnement, afin de s’assurer que chacun(e) puisse être en mesure de bien s’adapter à ce changement. Les salariés se sont vite approprié le nouveau fonctionnement, et ont étendu leur utilisation de la messagerie courriel à l’utilisation du chat texte & vidéo “Google Hangout” intégré.

Cette première phase s’est étendue dans sa globalité sur un période de seulement 2 semaines.  Elle a résulté en un rapide gain en efficacité des échanges internes et un premier gain de productivité.

2) Migration des documents de travail sur le cloud à l’aide de Google Drive
Dans la continuité de la mise en place des adresses de courriel, agendas, chat texte & video, les différents documents de travail de l’agence ont été migrés vers la plate-forme dans Google Drive durant les 3 mois qui ont suivi. Cette solution de stockage cloud des documents a rapidement permis aux salariés d’accéder à leurs documents peu importe l’appareil et l’environnement. Cela a également permis de façon très efficace de partager les documents entre les salariés, à travers des règles de partage simples et efficaces (ce partage pouvant être fait tant individuellement que pour différents groupes de travail ou sous-organisations). Une version de “Drive for PC/Mac” a été installée pour certains salariés, ce qui leur permet de travailler sur poste mais de synchroniser automatiquement leur travail entre Google Drive et leur PC/Mac. Le partage a pu s’étendre ensuite à l’externe pour certains documents relatifs aux clients. L’utilisation de Google Drive permettant de remplacer les transferts FTP, cette solution a permis de mieux sécuriser le serveur d’hébergement en bloquant les ports FTP.

3) Appropriation de l’ensemble des nouveaux outils pour valoriser encore davantage la collaboration
En mesurant la portée de l’utilisation de l’ensemble des outils Google Docs sur la collaboration et la productivité des équipes, Archipel a rapidement franchi le pas vers une complète intégration des outils présents dans G Suite. En premier lieu, la conversion des documents textes et des feuilles de calculs a permis de commencer à travailler à plusieurs simultanément dans un document. En second lieu, la création et l’utilisation des formulaires “Google Forms” a permis de faciliter la collecte d’informations (sondages, questionnaires aux clients, inscriptions, etc.). Aussi, l’utilisation des “Google Sites” a permis de créer des tableaux de bords rassemblant des données et informations provenant de différentes sources pour en faciliter la lecture ou le partage. Bien entendu, les agendas partagés ont vite su montrer leur utilité et les salariés d’Archipel ont développé un fonctionnement permettant de les utiliser de façon optimale. Entre autres, cela leur permet de rapidement et efficacement trouver des plages horaires disponibles pour pour la planification d’un nouvel événement ou d’une nouvelle réunion. De plus, ils ont pu exploiter la possibilité de lier à un événement calendrier : une adresse “Google Maps”, des documents et même un lien de chat vidéo commun facilitant la mise en route des échanges. L’exploitation des listes de tâches cloud de Goolge Keep et les fonctions de Google URL shortener ont également été intégrées par les salariés de Archipel dans leur travail quotidien.

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Des changements à forte valeur ajoutée

Les résultats

En se basant sur les objectifs de départ, l’agence Archipel peut aujourd’hui mesurer l’efficacité de G Suite.  Les solutions mises en place ont permis une amélioration importante au niveau du fonctionnement de l’agence, et cela se reflète clairement à travers les changements suivants :

  • La vitesse pour planifier, organiser et suivre les différents projets s’est améliorée de façon significative.  La productivité s’est vue majorée de près de 30%.  Le nombre de projets réalisés sur une même période de temps a donc augmenté, et la réactivité auprès des clients s’est elle aussi améliorée. Les documents sont stockés sur le cloud dans Google Drive  et sont accessibles partout, à n’importe quel moment, sur n’importe quel appareil.  Une économie de temps est constatée au niveau de la gestion des documents (accès, autorisations & partages, sauvegardes).
  • Les salariés des différentes équipes de travail peuvent continuer à utiliser leurs outils spécifiques à leurs métiers et leurs fonctions, sur le système d’exploitation de leur choix (Windows, Mac, Chrome…).

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A ce jour, les salariés de l’agence Archipel ont complètement intégré les outils et ont pu en adapter l’utilisation à leur réalité de travail.  Ils peuvent ainsi exploiter pleinement les différentes fonctionnalités des outils afin d’optimiser leur fonctionnement.  A titre d’exemple, Archipel utilise les outils suivants :

  • Une double authentification pour accéder à la plateforme G Suite leur permettant d’allier pleinement la sécurité et la mobilité.
  • L’utilisation de Gmail rend beaucoup plus facile l’accès à la messagerie en déplacement.  Ceci est aussi beaucoup plus adapté aux multiples accès par tablettes et smartphones.
  • Les agendas multiples et partagés facilitent grandement la coordination des activités.
  • L’utilisation de Google Drive permet à chacun de conserver sa propre structure au niveau des documents : à chacun son classement!  Les documents étant liés à des url, chacun est libre de les classer et de les retrouver comme il le souhaite.  Cela a complètement éliminé les problèmes liés aux versions de documents.  Un document : un url.  Chaque document est donc toujours à jour lorsqu’ils y accèdent.
  • L’utilisation des Google Docs permet de travailler à plusieurs sur le même document au même moment.  Il est donc possible de voir  ce que chacun fait en temps réel et pouvoir interagir directement. Cela donne une grande puissance au travail collaboratif.
  • L’utilisation des “Google Forms” permet de facilement créer des formulaires afin de collecter, compiler et analyser toutes sortes de données.  Les salariés d’Archipel utilisent très régulièrement cet outil, qui leur offre de  multiples applications et leur permet de sauver beaucoup de temps.

 

Nager en eau claire

En somme, le projet pour Archipel est une réussite : les solutions mises en place ont parfaitement rejoint les besoins qui avaient été identifiés. Elles sont flexibles, extensibles, leur administration à travers le tableau de bord est pratique. Les agendas ont été bien maîtrisés, et la migration effectuée efficacement. G Suite offre une multitude d’applications qui se combinent parfaitement, et les salariés ont vite pu tirer partie des solutions cloud et améliorer leur productivité au travail. Un bilan très positif donc, qui se combine au dynamisme et au savoir faire de l’agence Archipel pour stimuler sa croissance et lui permettre de toujours mieux servir ses clients.

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“Les solutions mises en place nous ont permis
d’améliorer nettement notre efficacité et le travail
de collaboration au sein de l’entreprise. Cela a
significativement augmenté notre productivité.”

Benoit Bousquet, CEO chez Agence Archipel

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